Должностные инструкции заместителя начальника архивного отдела. Должностная инструкция директора архива. II. Должностные обязанности
Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2019
Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов
Утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 N 338н
Начальник отдела (заведующий отделом) архива
Должностные обязанности. Руководит производственной и административно-хозяйственной деятельностью отдела. Несет ответственность за надлежащее выполнение задач и функций, определенных положением об отделе. Анализирует состояние работы и готовит предложения к проектам программ развития и планов работы архива по направлению деятельности отдела. Разрабатывает и участвует в выполнении перспективных и текущих планов работы отдела. Устанавливает плановые задания работникам, контролирует их выполнение. Организует своевременное составление и представление отчетов о работе отдела. Готовит проекты нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела и относящихся к его компетенции. Руководит и организует разработку научно-исследовательских тем и методических документов по направлению деятельности отдела, обеспечивает их внедрение. Обеспечивает сохранность архивных и учетных документов, архивных справочников, хранящихся в отделе или находящихся в процессе работы. Организует внедрение автоматизированных архивных технологий, использование научных и методических разработок, достижений отечественного и зарубежного опыта в области архивного дела по направлению деятельности отдела, внедрение прогрессивных форм организации труда. Консультирует по вопросам, относящимся к деятельности отдела. Организует взаимодействие отдела с другими подразделениями архива. Осуществляет подбор и расстановку кадров отдела, готовит предложения по назначению, перемещению, освобождению от должности работников отдела, поощрению и наложению на них взысканий. Организует работу по повышению квалификации работников отдела. Участвует в организации мобилизационной подготовки архива, разработке и осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях. Участвует в работе экспертной, методической (экспертно-проверочной, экспертно-методической) комиссии, дирекции, научного (научно-технического) совета и других коллегиальных органов архива. Контролирует соблюдение работниками отдела правил работы с документами, производственной и трудовой дисциплины, правил по охране труда и пожарной безопасности, режима охраны архива.
Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела; нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; системы хранения и классификации архивных документов; нормативы условий и режимов хранения документов; виды справочно-поисковых средств архива; основы трудового законодательства; основы организации труда и управления; порядок составления планово-отчетной документации; отечественный и зарубежный опыт в области архивного дела; основы документационного обеспечения управления; основы применения компьютерной техники; правила внутреннего трудового распорядка; правила по охране труда и пожарной безопасности.
Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 3 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 4 лет, при наличии ученой степени - не менее 3 лет либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 4 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 5 лет.
Директор архива, центра хранения документации
─────────────────────────────────
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
──────────────────────────────
(наименование должности)
00.00.0000 N 000
───────── ───────────────────
(подпись) (инициалы, фамилия)
Директора архива, центра 00.00.0000
хранения документации
1. Общие положения
1.1. Директор архива, центра хранения документации относится к категории руководителей.
1.2. На должность директора архива, центра хранения документации принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы на руководящих должностях по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 5 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 6 лет, при наличии ученой степени - не менее 3 лет либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы на руководящих должностях по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 6 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 7 лет.
1.3. Директор архива, центра хранения документации должен знать:
Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела;
Нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива;
Состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве;
Системы хранения и классификации архивных документов;
Нормативы условий и режимов хранения документов;
Виды справочно-поисковых средств архива;
Основы управления экономикой и финансами;
Порядок заключения и исполнения договоров и государственных контрактов;
Системы оплаты труда и формы материального стимулирования;
Основы организации труда и управления;
Порядок составления планово-отчетной документации;
Перспективы развития архивной отрасли;
Отечественный и зарубежный опыт в области архивного дела;
Основы документационного обеспечения управления;
Современные информационные технологии;
Основы трудового законодательства;
Правила внутреннего трудового распорядка организации;
Правила охраны труда и пожарной безопасности;
- ______________________________________________________________________.
1.4. Директор архива, центра хранения документации в своей деятельности руководствуется:
Уставом (Положением) _______________________________________________;
(наименование организации)
Настоящей должностной инструкцией;
- ____________________________________________________________________.
(иными актами и документами, непосредственно связанными с трудовой
функцией директора архива, центра хранения документации)
1.5. Директор архива, центра хранения документации подчиняется
непосредственно _________________________________________________________.
(наименование должности руководителя)
1.6. В период отсутствия директора архива, центра хранения документации (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет заместитель (работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением).
1.7. ___________________________________________________________________.
2. Функции
2.1. Руководство деятельностью архива, центра хранения документации.
2.2. Обеспечение технической эксплуатации зданий и помещений архива.
3. Должностные обязанности
Директор архива, центра хранения документации исполняет следующие обязанности:
3.1. Руководит деятельностью архива, центра хранения документации (далее - архив).
3.2. Организует и координирует работу структурных подразделений и производственных групп архива с целью создания наиболее благоприятных условий хранения, учета и использования документов.
3.3. Руководит разработкой программ развития и планов работы архива, организует и контролирует их выполнение, организует подготовку и представление планово-отчетной документации.
3.4. Распоряжается финансовыми ресурсами архива, обеспечивая экономию в расходовании средств, эффективное и целевое их использование.
3.5. Представляет интересы архива во взаимоотношениях с российскими и иностранными юридическими и физическими лицами, заключает договоры и государственные контракты.
3.6. Организует внедрение в работу архива автоматизированных архивных технологий.
3.7. Осуществляет мероприятия по эффективному использованию установленных систем оплаты труда, рациональному расходованию фонда заработной платы и своевременным расчетам с работниками архива.
3.8. Принимает меры по обеспечению архива квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, систематическому повышению квалификации работников, созданию благоприятных условий труда, соблюдению требований трудового законодательства, производственной и трудовой дисциплины.
3.9. Организует в установленном порядке аттестацию работников, производит назначение, расстановку кадров.
3.10. Руководит работой по совершенствованию структуры архива и организации труда работников.
3.11. Принимает меры по внедрению в практику рациональных форм и методов работы, развитию материально-технической базы архива.
3.12. Обеспечивает надлежащую техническую эксплуатацию зданий и помещений архива, соблюдение режима охраны архива, правил по охране труда и пожарной безопасности.
3.13. Организует мобилизационную подготовку архива, разработку и осуществление мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях.
3.14. Участвует в работе экспертной (экспертно-проверочной, экспертно-методической) комиссии, возглавляет научный (научно-технический) совет, дирекцию и другие коллегиальные органы архива.
3.15. ________________________________________________________________.
(иные обязанности)
Директор архива, центра хранения документации имеет право:
4.1. Действовать от имени архива, центра хранения документации.
4.2. Подписывать и визировать ________________________________________.
(виды документов)
4.3. Представлять интересы архива, центра хранения документации во взаимоотношениях с гражданами, юридическими лицами, органами государственной власти и управления.
4.4. Распоряжаться имуществом и средствами архива, центра хранения документации с соблюдением требований, определенных нормативными правовыми актами, учредительными документами организации.
4.5. Инициировать и проводить совещания по организационным вопросам.
4.6. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.
4.7. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.8. Выдавать доверенности на совершение гражданско-правовых сделок, представительство, пр., делегировать свои полномочия в порядке, определенном трудовым договором, своему заместителю (своим заместителям).
4.9. Давать обязательные для всех работников поручения и указания.
4.10. ________________________________________________________________.
(иные права)
5. Ответственность
5.1. Директор архива, центра хранения документации привлекается к ответственности:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
За нарушение Устава (Положения) организации;
За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ___________________________________________________________________.
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
Квалификационной характеристики должности "Директор архива, центра хранения
документации" (Единый квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и служащих. Раздел "Квалификационные характеристики должностей
работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов
муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения
сохранности архивных документов", утвержденный Приказом Минздравсоцразвития
России от 11.04.2012 N 338н), ____________________________________________.
(реквизиты иных актов и документов)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией
подтверждается ____________________________________________________________
(росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными
___________________________________________________________________________
инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся
__________________________________________________________________________.
у работодателя; иным способом)
6.3. ___________________________________________________________________.
Составлена в _____ экз. Утверждаю _______________________________ (инициалы, фамилия) _________________________________ _______________________________ (наименование работодателя, (руководитель или иное лицо, _________________________________ _______________________________ его организационно-правовая уполномоченное утверждать _________________________________ _______________________________ форма, адрес, телефон, адрес должностную инструкцию) _________________________________ электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП) "__"___________ ____ г. "__"___________ ____ г. N _______ М.П.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ заведующего (начальника) техническим архивом
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с заведующим (начальником) техническим архивом и в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего (начальника) техническим архивом.
1.2. Заведующий (начальник) техническим архивом относится к категории руководителей.
1.3. Заведующий (начальник) техническим архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.
1.4. Заведующий (начальник) техническим архивом подчиняется непосредственно _______________.
1.5. На должность заведующего (начальника) техническим архивом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.
1.6. Заведующий (начальник) техническим архивом должен знать:
Руководящие материалы архивных органов, регламентирующих работу архивов учреждений (организаций);
Действующую систему классификации материалов и технической документации;
Государственные стандарты на техническую документацию;
Положения, инструкции и другие нормативные документы по архивоведению;
Порядок оформления и методы восстановления технических документов;
Основы делопроизводства;
Основы экономики, организации труда и организации производства;
Основы трудового законодательства;
Правила и нормы охраны труда.
1.7. В своей деятельности заведующий (начальник) техническим архивом руководствуется:
Правилами внутреннего трудового распорядка;
Приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя;
Настоящей должностной инструкцией;
Правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной безопасности.
1.8. В период временного отсутствия заведующего (начальника) техническим архивом его обязанности возлагаются на _______________.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Заведующий (начальник) техническим архивом:
2.1. Организует работу технического архива, обеспечивает прием, регистрацию, систематизацию и хранение чертежей, проектов, научно-технических отчетов, микрофильмов и других документальных материалов и технической документации, связанных с проведением возложенных на организацию исследований, выполнением разработок, а также использованием их результатов в производстве.
2.2. Осуществляет систематический контроль за своевременной сдачей в архив подразделениями организации технических документов и правильностью их оформления.
2.3. Обеспечивает проведение экспертной оценки и отбор материалов, не подлежащих хранению, в соответствии с действующими нормативными документами.
2.4. Руководит работой по составлению номенклатуры дел, каталогов, картотек и другого справочного аппарата, облегчающих учет, подбор и изучение материалов, находящихся в техническом архиве.
2.5. Осуществляет методическую помощь подразделениям организации в правильном формировании и оформлении дел, а также систематический контроль за своевременной сдачей их в архив.
2.6. Организует подбор и выдачу сотрудникам документов, подготовку необходимых справок по данным, имеющимся в материалах архива, а также рассылку в установленном порядке копий по поступившим запросам.
2.7. Осуществляет контроль за состоянием документов, их сохранностью, своевременным восстановлением и заменой.
2.8. Руководит работниками технического архива.
3. ПРАВА
Заведующий (начальник) техническим архивом имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающихся деятельности возглавляемого подразделения.
3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3.3. Вносить на рассмотрение руководителя организации предложения по улучшению деятельности возглавляемого подразделения.
3.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями других структурных подразделений организации.
3.5. Подписывать (визировать) документы в пределах своей компетенции.
3.6. Вносить руководству организации предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.7. Требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Заведующий (начальник) техническим архивом несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством РФ.
4.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы заведующего (начальника) техническим архивом определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью заведующий (начальник) техническим архивом может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности заведующему (начальнику) техническим архивом может выделяться служебный автотранспорт.
Должностная инструкция разработана на основании _______________________ __________________________________________________________________________. (наименование, номер и дата документа) Руководитель структурного подразделения _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "__"___________ ____ г. Согласовано: юридическая служба _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "__"___________ ____ г. С инструкцией ознакомлен: (или: инструкцию получил) _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "__"___________ ____ г.
31.2 Кб
скачать
119-р от 27.04.2017
АДМИНИСТРАЦИЯ
муниципального района «Мещовский район»
Калужской области
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Об утверждении должностной инструкции
«Мещовский район»
- Утвердить должностную инструкцию начальника отдела архивного дела
администрации муниципального района «Мещовский район» (прилагается).
- Признать утратившим силу распоряжение администрации от 10.12.2013 № 785-р «О должностной инструкции начальника отдела архивного дела администрации МР«Мещовский район».
- Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами администрации С.В. Ловакову.
Главы администрации В.Г. Поляков
Приложение
к распоряжению администрации
муниципального района
«Мещовский район»
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальника отдела архивного дела
администрации муниципального района
«Мещовский район» Калужской области
- Общие положения
1.1. Должность начальника отдела архивного дела администрации муниципального района «Мещовский район» является должностью муниципальной службы.
1.2. Должность начальника отдела архивного дела относится к ведущей группе должностей (пункт 1.3., подраздела ведущая группа должностей, раздела должности категории «специалисты» Реестра муниципальных должностей, муниципальных должностей муниципальной службы в Калужской области (Закон Калужской области от 26 апреля 2012 г. № 272-ОЗ).
1.3. Область профессиональной служебной деятельности (далее - область деятельности), в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: управление в сфере архивного дела муниципального образования.
1.4. Вид профессиональной служебной деятельности (далее - вид деятельности), в соответствии с которым муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: формирование и содержание архивных фондов муниципального образования (п. 16 ч.1 ст. 15 Федерального закона № 131-ФЗ от 26.04.2012; п.3, п.4 ст.4, п. 1 ст. 13 Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004) .
1.5. Цель исполнения должностных обязанностей муниципального служащего, замещающего должность начальника отдела архивного дела: организация и содержание отдела архивного дела; обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
1.6. Основные задачи, на реализацию которых ориентировано исполнение должностных обязанностей начальника отдела архивного дела: обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному хранению; предоставление в установленном порядке учетных данных в Управление по делам архивов Калужской области; проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности; подготовка, предоставление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе; организационно-
методическое руководство деятельностью ведомственных архивов; информационное обеспечение органов местного самоуправления; организация использования архивных документов; удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
1.7. Начальник отдела архивного дела назначается на должность и освобождается от должности Главой администрации муниципального района «Мещовский район» по согласованию с Управлением по делам архивов Калужской области.
1.8. Начальник отдела архивного дела непосредственно подчинен управляющему делами администрации муниципального района «Мещовский район».
- Квалификационные требования
- Для замещения должности начальника отдела архивного дела устанавливаются квалификационные требования, включающие базовые и функциональные квалификационные требования.
2.1. Базовые квалификационные требования:
2.1.1. Муниципальный служащий, замещающий должность начальника отдела архивного дела, должен иметь высшее профессиональное образование -бакалавриат.
2.1.2. Для замещения должности начальника отдела архивного дела установлено требование о наличие не менее двух лет стажа муниципальной службы или не менее четырех лет стажа работы по специальности, направлению подготовки.
2.1.3. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими базовыми знаниями:
1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);
2) правовыми знаниями основ:
а) Конституции Российской Федерации;
б) Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
в) Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;
г) законодательства о противодействии коррупции.
2.1.4. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими базовыми умениями:
Эффективного управления персоналом;
Планирования работы и контролирования ее выполнения;
Оперативного принятия и реализации управленческих и иных решений; прогнозирования последствий принятых решений;
Ведения деловых переговоров с представителями государственных органов, органов местного самоуправления, организаций;
Подготовки и ведения деловой переписки;
Соблюдение этики делового общения при взаимодействии с гражданами;
Владения компьютерной и другой оргтехникой, необходимым программным
обеспечением;
Работы в сети «Интернет» и информационно-правовых системах.
2.2. Муниципальный служащий, замещающий должность начальника отдела архивного дела должен соответствовать следующим функциональным квалификационным требованиям.
2.2.1. Начальник отдела архивного дела, должен иметь:
а) высшее профессиональное образование по специальности, направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», «Историко-архивоведение».
2.2.2. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими знаниями в области законодательства Российской Федерации, знаниями муниципальных правовых актов и иными знаниями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:
Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Приказа Министерства Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения»;
Приказа Министерства Российской Федерации от 03.06.2011 № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах»;
Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;
Устав муниципального района «Мещовский район» Калужской области утвержден решением Районного Собрания муниципального района «Мещовский район» от 26.05.2011 № 131;
Положения об администрации муниципального района «Мещовский район»;
Положения об отделе архивного дела администрации муниципального района «Мещовский район»;
Методов проведения деловых переговоров, методов управления аппаратом органа местного самоуправления, муниципального органа;
Правил делового этикета;
Правил и норм охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, внутреннего трудового распорядка органа местного самоуправления, муниципального органа, порядка работы со служебной информацией;
Понятие, сущность, цели архивного дела;
Организация работы архивных учреждений;
Порядок приема, регистрации, систематизации, хранения и использования архивных документов;
Порядок формирования и содержания муниципального архива.
2.2.3. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими
умениями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:
Проводить экспертизу ценности документов, осуществлять организационные и методические мероприятия по передаче документов на постоянное хранение в государственные архивы;
Составлять установленную отчетность по архивному делу.
- Должностные обязанности
Исходя из задач и функций, определенных Положением об отделе архивного дела администрации муниципального района «Мещовский район», на начальника отдела возлагаются следующие должностные обязанности:
3.1. Соблюдать ограничения, не нарушать запреты, которые установлены Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими федеральными законами.
3.2. Исполнять основные обязанности, предусмотренные Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».
3.3. Точно и в срок выполнять поручения своего руководителя.
3.4. Соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить полученные на исполнение документы и материалы, своевременно сдавать их ответственному за делопроизводство, в том числе при уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или оставления должности.
3.5. Соблюдать установленный служебный распорядок, Типовой кодекс этики и служебного поведения государственных служащих Российской Федерации и муниципальных служащих, правила содержания служебных помещений и правила пожарной безопасности.
3.6. Беречь и рационально использовать имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не использовать это имущество в целях получения доходов или иной личной выгоды.
3.7. Сообщать представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.
3.8. Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.
3.9. В соответствии с возложенными на отдел функциями и задачами, начальник отдела архивного дела исполняет обязанности:
Общее руководство деятельностью отдела;
Обеспечение повышения уровня развития архивного дела в муниципальном районе;
Планирование работы, составление отчетов о работе отдела;
Разработка и внесение на утверждение Главе администрации
муниципального района «Мещовский район» Положение об отделе;
Обеспечение в отделе соблюдений Правил внутреннего трудового распорядка, Должностной инструкции;
Разработка номенклатуры дел отдела, обеспечение хранения дел и документов отдела, подготовка и направление дел постоянного хранения в архив;
Подготовка справочных, информационных, аналитических, методических материалов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;
Разработка и представление на рассмотрение в установленном порядке проектов нормативных правовых актов администрации муниципального района в пределах компетенции отдела;
Обеспечение реализации нормативных правовых актов в пределах своих полномочий;
Разработка и систематические уточнения списков предприятий, организаций, учреждений, других хозяйствующих субъектов, документы которых подлежат передаче в муниципальный архив;
Обеспечение в архивохранилище охраны и противопожарный режим;
Организация отбора и приема документов от предприятий, организаций, учреждений, других хозяйствующих субъектов - источников комплектования муниципального архива;
Проведение проверки наличия документов по фондам;
Проведение экспертизы ценности документов:
Организация контроля за исполнением входящих документов;
Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц в установленном порядке.
- Права
Наряду с основными правами, которые определены статьей 11 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» начальник отдела архивного дела имеет право:
4.1. Запрашивать от должностных лиц федеральных органов государственной власти и их территориальных органов, органов государственной власти субъекта Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и получать в установленном порядке документы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.2. Привлекать в установленном порядке для подготовки проектов документов, разработки и осуществления мероприятий, проводимых отделом архивного дела, работников структурных подразделений администрации муниципального района «Мещовский район».
4.3. Принимать в установленном порядке участие в мероприятиях (совещаниях, конференциях, семинарах), содержание которых соответствует области деятельности и виду деятельности.
4.4. Получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей, а также внесение предложений о совершенствовании деятельности отдела.
4.5. Повышать квалификацию за счет средств местного бюджета.
- Ответственность
Начальник отдела архивного дела несет установленную законодательством ответственность:
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о муниципальной службе.
5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
- Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения
6.1. Начальник отдела архивного дела в соответствии со своей компетенцией вправе или обязан самостоятельно принимать решения в виде таких документов как:
План работы отдела;
Отчет о работе отдела;
Показатели основных направлений и результатов деятельности отдела;
Должностная (служебная) записка.
6.2. Перечень вопросов, по которым начальник отдела архивного дела вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения:
Проверка представленных документов на соответствие требованиям законодательства, их достоверности и полноты сведений, указанных в документах;
Выдача копий архивных документов, информационное обеспечение пользователей архивными документами в соответствии с их запросами;
Выбор метода выполнения поставленных задач.
- Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений
Начальник отдела архивного дела в пределах должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, и в случае служебной необходимости принимает участие в подготовке:
7.1. Нормативных правовых актов и (или) проектов нормативных правовых актов, управленческих и иных решений по вопросам деятельности в сфере архивного дела муниципального образования.
- Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений
Сроки подготовки, рассмотрения, порядок оформления, согласования проектов документов, принятия проектов управленческих и иных решений, исполнения документов и поручений устанавливаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Калужской области, администрации муниципального района «Мещовский район».
- Порядок служебного взаимодействия муниципального служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с муниципальными служащими, гражданскими служащими, гражданами, а также организациями
Начальник отдела архивного дела для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав в порядке, установленном действующими нормативными правовыми актами и иными организационно распорядительными документами взаимодействует с:
9.1. Работниками, структурными подразделениями и должностными лицами государственных органов.
9.2. Работниками, структурными подразделениями и должностными лицами органов местного самоуправления;
9.3. Организациями и гражданами.
- Перечень муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям
В соответствии с замещаемой должностью начальника отдела архивного дела и в пределах должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, начальник отдела архивного дела оказывает муниципальные услуги гражданам и организациям:
10.1. Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей в муниципальном образовании.
10.2. Информационное обеспечение пользователей архивными документами в соответствии с их запросами.
- Показатели эффективности и результативности
профессиональной служебной деятельности
Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности начальник отдела архивного дела определяется в зависимости от уровня достижения следующих показателей:
11.1. Качество деятельности (соответствие подготовленных документов предъявленным требованиям, полнота и логичность в изложении материала, точность, другое).
11.2. Своевременность исполнения поставленных задач.
11.3. Организация труда (производительность, результативность, соблюдение дисциплины)
11.4. Мотивация (заинтересованность в выполняемой работе, использование наиболее рациональных подходов при решении поставленных задач).
11.5.Профессионализм (соответствие требованиям, предъявляемым к должности, использование системного подхода в работе, владение современными технологиями, широта профессиональных знаний).
Управделами администрации муниципального
района «Мещовский район»
Начальник отдела организационно-контрольной работы
________________ _______________ ______________________
Дата Личная подпись Расшифровка подписи
Начальник правового отдела
________________ _______________ ______________________
Дата Личная подпись Расшифровка подписи
С должностной
инструкцией ознакомлен(а) ________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
I. Общие положения1.1. Заведующий архивом отвечает:
1.1.1. За работу архива, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.
1.1.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников архива.
1.1.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.1.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях бюро.
1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N ...).
1.3.2. Положением об архиве (инв. N ...).
1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N ...).
1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN ..., ..., ...).
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по вопросам деятельности архива.
1.4.2. Порядок учета документов, состоящих на временном и постоянном хранении.
1.4.3. Организационную структуру предприятия.
1.4.4. Ведомственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
1.4.5. Основы научной организации труда в ведомственных архивах.
1.4.6. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).
II. Общие должностные обязанности
2.1. Заведующий архивом обязан:
2.1.1. Возглавлять работу архива и эффективно руководить им.
2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение архивом возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.
2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации.
2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств архива в интересах выполнения задач по предназначению.
2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).
III. Специальные должностные обязанности
3.1. Заведующий архивом обязан:
3.1.1. Обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
3.1.2. Руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
3.1.3. Оказывать методическую помощь в поиске необходимых документов.
3.1.4. Инструктировать работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
3.1.5. Контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
3.1.6. Обеспечивать проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
3.1.7. Руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
3.1.8. Осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
3.1.9. Организовывать работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
3.1.10. Принимать участие в разработке положений и инструкций по организации архивного дела на предприятии.
3.2. Заведующий архивом должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.
3.3. Регламент рабочего времени заведующего архивом соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия.
В случае служебной необходимости заведующий архивом может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
IV. Права работника
4.1. Заведующий архивом имеет право:
4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности архива - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
4.1.2. Представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников архива - в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.
4.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по совершенствованию работы архива (его дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).
4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы архива.
V. Ответственность. Порядок оценки труда работника
5.1. Заведующий архивом несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы архива.
5.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.
5.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.
5.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.2. Основным критерием оценки труда заведующего архивом является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда заведующего архивом уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего архивом определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN ..., ...).